Архивная обработка дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве, который включает в себя: экспертизу ценности документов, сортировку документов, формирование пачек, шнуровку, нумерацию и составление описи дел.
Документы по срокам хранения подразделяются на оперативные, длительного и постоянного хранения. Перед тем как попасть в архив документы в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Затем документы, предназначенные для хранения, направляются в архив или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены такие функции.
Полное оформление дела включает в себя:
-сквозную нумерацию листов;
-составление описи документов;
-переплет или подшивку (шнуровку);
-составление заверительной надписи.
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумеруют не каждую страницу, а только лист в правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитовым карандашом ставится номер листа по порядку, начиная с первого разворота папки. При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки.
Листы большего формата, подшитые за один край нумеруют в развернутом виде в правом верхнем углу. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.
Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее вложен в дело последним листом, перед переплетом и подшивкой.
Если дело было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе.
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.
Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:
-наименование организации;
-наименование структурного подразделения;
-индекс дела;
-номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
-заголовок дела;
-аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
-дата дела (тома, части);
-количество листов в деле;
-срок хранения дела;
-архивный шифр дела.
В соответствии с правилами прошивки документов необходимо подшивать документы на четыре прокола в твердую обложку из картона.
Перед прошивкой (шнуровкой) из документов необходимо удалить все металлические скрепления.
К документам, имеющим маленькое поле для подшивки, слева нужно подклеить полоску бумаги в качестве поля документа.
Если в деле имеются личные документы (свидетельства, аттестаты, паспорта, дипломы, трудовые книжки и т. п.), их необходимо вложить в конверт, либо в полиэтиленовый «файл», а затем подшить в дело.
Пачку документов, составляющих дело зажимают в струбцине и прокалывают шилом либо сверлят специальным устройством для прошивки документов (УПД) , который позволяет сшить документы автоматически нитками. Затем, не вынимая из струбцины, пачку документов прошивают длинной иглой (цыганской) суровой нитью (шпагатом или лентой) следующим образом: с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие, далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию — проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию — продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону, далее два конца нити связываются таким образом чтобы можно было «опечатать» свободный конец нити (наклеить кусок бумаги с печатью).
Формат А4 (210 х 297 мм)
В заверительной надписи указывают:
-номер дела, к которому составлена надпись;
-количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
-количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдель-но, через знак "+";
-номера литерных листов и пропущенные номера;
-номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т. п.;
-номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т. п.;
-номера листов-чертежей, фото и т. п.;
-номера конвертов с вложениями и количество вложений;
-номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
-должность составителя с расшифровкой подписи;
-дата составления.
Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т. п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т. п.) отражают в заверительной надписи.
При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.
Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.
Дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) необходимо подготовить к оформлению, оформить и учесть.
Подготовка дел и документов к передаче в архив включает в себя:
-систематизацию документов в делах;
-проведение экспертизы ценности документов в делах;
-оформление дел;
-составление описи дел структурного подразделения.
Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными* за ведение делопроизводства. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т. е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) — самый поздний.
Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т. п.
В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т. п.).
*Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что «Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».
Список литературы
1. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001. как прошить и пронумеровать журнал.
2. ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998. как правильно прошить и пронумеровать.
3. ГОСТ 16.487–88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989. как правильно сшить дело.
4. ГОСТ 17914–72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия". как сшивать уголовные дела.
5. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: СПб.: Герда, 2001. пронумеровано и прошнуровано.
6. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с. как сшивать документы.
7. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб. -метод. пособие. — М.: МИФИ, 1996 г. как правильно сшивать документы.
8. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с. система хранения документов.
9. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2002. документы постоянного хранения.
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991. порядок и сроки хранения документов, архивные документы хранение обработка.
11. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990. сколько хранятся документы, архив бухгалтерских документов.
12. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000 г., сшивание документов,
13. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с. делопроизводство и архивное дело.
14. «Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45. хранение документов в архиве, правила подшивки документов.
разработано
в index group
